HR läuft nebenbei
Geschäftsführung oder Assistenz kümmern sich zwischen anderen Aufgaben um Personalunterlagen. Sie möchten feste Zuständigkeiten statt immer neuer Einzelanfragen.
Ihre externe PersonalsachbearbeitungPersonaladministration.
Personaladministration.
Im Alltag wirklich entlastet.
Personalakten pflegen, Unterlagen vorbereiten, Eintritte koordinieren: Wir übernehmen die vereinbarte Sachbearbeitung, damit Ihre Personalarbeit nicht nebenbei liegen bleibt.
Die laufende Arbeit
rund um Ihre Mitarbeitenden.
Personalsachbearbeitung umfasst die wiederkehrenden administrativen Vorgänge vom Eintritt bis zum Austritt. Wir kümmern uns um die vereinbarten Unterlagen, Daten und Abstimmungen – nicht nur um Empfehlungen. Einzelne Aufgaben lassen sich ebenso übernehmen wie eine breitere Betreuung.
Ihre Situation ist der AusgangspunktWann Unterstützung
Wann Unterstützung
einen Unterschied macht.
Ihr HR-Team braucht Entlastung
Interne Fachleute sind vorhanden, aber die laufende Sachbearbeitung bindet zu viel Zeit. Wir ergänzen sie dort, wo im Alltag Kapazität fehlt.
Eine Vertretung wird benötigt
Elternzeit, Krankheit oder eine unbesetzte Stelle hinterlassen eine Lücke. Wir besprechen, welche Vorgänge übernommen und wie sie übergeben werden sollen.
Ihr Unternehmen wächst
Mehr Mitarbeitende bedeuten mehr Dokumente, Eintritte und Rückfragen. Die Organisation der Personalarbeit soll mitwachsen, ohne alles sofort intern aufzubauen.
Konkrete Arbeit statt allgemeiner VersprechenWas wir für Sie
Was wir für Sie
übernehmen können.
Die Aufgaben werden passend zu Ihrem Unternehmen zusammengestellt. Nicht alles muss ausgelagert werden.
Personalakten, Stammdaten und Dokumente
Wir führen und pflegen die vereinbarten Personalunterlagen und halten Stammdaten aktuell – beispielsweise Adressen, Beschäftigungsdaten oder Qualifikationen. Dazu können Vertragsdokumente, Änderungsvereinbarungen, Zeugnisse und Bescheinigungen gehören. Vorhandene Akten und Ablagen werden berücksichtigt; benötigte Informationen, Vorlagen, Freigaben und Zugriffe stimmen wir mit Ihnen ab.
Eintritte und Austritte
Wir koordinieren administrative Schritte vom Vertragsversand bis zu den Austrittsunterlagen. Dazu können Checklisten, Abstimmungen zu Zugängen und Arbeitsmitteln sowie Informationen an die zuständigen Stellen gehören. Fachliche Einarbeitung und administrative Organisation greifen so besser ineinander.
Fehlzeiten, BEM und Abstimmung mit Krankenkassen
Wir dokumentieren vereinbarte Fehlzeiten und können bei Langzeiterkrankungen die administrativen Schritte des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) koordinieren, etwa Ansprechpartner, Termine und erforderliche Abstimmungen organisieren sowie die Kommunikation mit Krankenkassen unterstützen. Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Wir treffen keine medizinischen oder rechtlichen Bewertungen; Entscheidungen und fachliche Einschätzungen bleiben bei den zuständigen Personen.
Zeiterfassung, Überstunden und Arbeitszeitkonten
Wir können die Einführung und administrative Betreuung eines Zeiterfassungssystems begleiten, zum Beispiel Abläufe, Zuständigkeiten und benötigte Daten mit Ihnen abstimmen. Vereinbarte Arbeitszeitdaten und Arbeitszeitkonten pflegen wir; Überstundenstände oder abgestimmte Auswertungen können wir für Ihre Verantwortlichen zusammenstellen und Rückfragen koordinieren. Konkrete Systeme und technische Einrichtung werden passend zu Ihren vorhandenen Werkzeugen und zum Auftrag geklärt. Eine rechtliche Bewertung von Arbeitszeiten ist damit nicht verbunden.
Abrechnungsunterlagen und Meldungen
Wir führen relevante Veränderungen und Unterlagen zusammen und stimmen die Übergabe an Ihre Abrechnung ab. Auch Aufgaben im Melde- und Bescheinigungswesen können vereinbart werden. Die Schnittstelle zur vorbereitenden Lohnabrechnung wird klar beschrieben; Payroll ist ein eigener Leistungsbaustein.
Laufende Anfragen und geordnete Abläufe
Wir bearbeiten vereinbarte Anliegen aus der Personalsachbearbeitung und koordinieren Rückfragen zu Unterlagen und Vorgängen. Wiederkehrende Aufgaben erhalten einen nachvollziehbaren Ablauf. Erledigte Themen, offene Informationen und nächste Schritte werden mit Ihren Ansprechpartnern besprochen.
Ein beispielhafter Vorgang · kein KundenfallEine neue Mitarbeiterin
Eine neue Mitarbeiterin
beginnt bei Ihnen.
Viele kleine Schritte gehören zusammen. Wir koordinieren die vereinbarte administrative Vorbereitung.
Vor dem ersten Arbeitstag
Wir führen die benötigten Informationen zusammen, bereiten vereinbarte Personalunterlagen vor und holen Ihre Freigaben ein. Stammdaten werden gepflegt, Unterlagen abgelegt und Informationen an die zuständige Abrechnung weitergegeben.
Zum Start und danach
Wir stimmen Checklisten und administrative Aufgaben mit Ihren Verantwortlichen ab, beispielsweise zu Zugängen oder Arbeitsmitteln. Fehlende Informationen und offene Punkte bleiben nachvollziehbar. Die fachliche Einarbeitung gestaltet Ihr Unternehmen.
Sie entscheiden. Wir organisieren. Auswahl, Konditionen und notwendige Unterschriften bleiben bei den dazu berechtigten Personen Ihres Unternehmens.
Vom ersten Gespräch zur laufenden BetreuungSo wird aus Unterstützung
So wird aus Unterstützung
ein verlässlicher Ablauf.
Persönliche Ansprechpartner und klare Übergaben verbinden unsere Arbeit mit Ihrem Alltag.
Aufgaben und Zuständigkeiten klären
Welche Vorgänge fallen an, was bleibt intern und wo benötigen Sie Entlastung? Gemeinsam legen wir Betreuung, Ansprechpartner, Freigaben und Kommunikationswege fest.
Unterlagen und Systeme übernehmen
Wir lernen Ihre Ablagen und Arbeitsweise kennen. Benötigte Zugänge, verfügbare Vorlagen und offene Vorgänge werden abgestimmt; fehlende Informationen machen wir sichtbar.
Im Alltag bearbeiten und rückmelden
Die vereinbarten Aufgaben werden bearbeitet. Bei Rückfragen und erforderlichen Freigaben stimmen wir uns mit Ihnen ab und halten Bearbeitungsstände nachvollziehbar.
Zusammenarbeit weiterentwickeln
Wir besprechen wiederkehrende Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten. Ändert sich Ihr Bedarf, passen wir Aufgaben und Abläufe gemeinsam an.
Ihr Unternehmen bleibt handlungsfähigVerantwortung klar.
Verantwortung klar.
Werkzeuge passend.
Personalentscheidungen und vereinbarte Freigaben bleiben bei Ihnen. Wir übernehmen die Sachbearbeitung und bereiten benötigte Informationen vor. Falls eine rechtliche Einzelfallprüfung erforderlich ist, wird sie gesondert geklärt.
Wir arbeiten auch mit vorhandenen Systemen. Eine neue Software ist keine Voraussetzung. Umfang, Zugriff und Abstimmung richten sich nach der vereinbarten Betreuung.
Ihre Fragen zur
Personaladministration.
Kann ich nur einzelne Aufgaben abgeben?
Ja. Beispielsweise können Sie die Pflege Ihrer Personalunterlagen, die administrative Koordination eines BEM oder Unterstützung bei Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten vereinbaren. Ebenso ist eine breitere laufende Betreuung möglich. Wir ergänzen Ihre internen Kapazitäten passend zum Bedarf.
Brauchen wir dafür eine neue HR-Software?
Nicht automatisch. Wir berücksichtigen vorhandene Systeme und Ablagen und können die Einführung oder administrative Betreuung eines Zeiterfassungssystems im vereinbarten Umfang begleiten. Ob Auswahl, technische Einrichtung oder laufende Unterstützung dazugehören, klären wir anhand Ihrer Werkzeuge und des konkreten Bedarfs; eigene Werkzeuge von GIANT-HR sind keine Voraussetzung.
Wer trifft Personalentscheidungen und gibt Unterlagen frei?
Die unternehmerischen Personalentscheidungen bleiben bei Ihnen. Wir bereiten vereinbarte Vorgänge vor und klären notwendige Freigaben mit den benannten Verantwortlichen. Bei BEM und Arbeitszeitfragen übernehmen wir administrative Koordination, aber keine medizinische oder rechtliche Bewertung. Zuständigkeiten werden zu Beginn festgelegt.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Personaldaten um?
Wir stimmen Berechtigungen, Kommunikationswege und den Umgang mit Ihren Unterlagen vor der Übernahme ab. Das gilt auch für sensible Informationen, die bei Fehlzeiten- und BEM-Abläufen eine Rolle spielen können. Die erforderlichen Datenschutzvereinbarungen, einschließlich einer gegebenenfalls notwendigen Auftragsverarbeitung, gehören zur Vorbereitung der Zusammenarbeit.
Wie werden Umfang, Kosten und Start abgestimmt?
Mitarbeiterzahl, Aufgabenmenge, Systeme und offene Vorgänge beeinflussen den Aufwand. Daraus entwickeln wir ein individuelles Angebot und vereinbaren den möglichen Start. Eine feste Stundenzahl oder pauschale Startfrist wird nicht vorausgesetzt.
Was geschieht mit den Unterlagen am Ende der Zusammenarbeit?
Ihre Personalunterlagen bleiben Ihre Unterlagen. Übergabe, Zugriffsrechte sowie Aufbewahrung und Löschung werden passend zur Vereinbarung und den geltenden Anforderungen geregelt. So kann die Bearbeitung intern oder mit einem anderen Partner fortgeführt werden.
Lassen Sie uns ins Gespräch kommen
Welche Aufgaben sollen nicht länger bei Ihnen liegen bleiben?
Besprechen wir Ihre laufende Personalarbeit und die Unterstützung, die in Ihrem Unternehmen wirklich gebraucht wird.
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