Gestaltung der HR-Prozesse (Digitalisierung): Ihr Turbo für effizientes Personalmanagement

Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist für den deutschen Mittelstand nicht länger eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit.


Was ist diese Dienstleistung und für wen ist sie geeignet?

Die Dienstleistung "Gestaltung der HR-Prozesse (Digitalisierung)" umfasst die ganzheitliche Überprüfung, Neugestaltung und technische Implementierung schlanker, digitalisierter Abläufe im gesamten Personalwesen. Das Ziel ist die Automatisierung von Routineaufgaben, die Steigerung der Datenqualität und die Verbesserung der Employee Experience.


Diese Dienstleistung richtet sich primär an mittelständische Unternehmen (KMU), die:


  • Wachstumsschmerzen in der HR-Administration erleben.
  • Hohe Fehlerquoten oder lange Durchlaufzeiten bei Prozessen wie Onboarding, Zeiterfassung oder der Reisekostenabrechnung feststellen.
  • Kein spezialisiertes HR-System (HRIS) nutzen oder deren bestehendes System veraltet und ineffizient ist.
  • Ihre internen HR-Mitarbeiter von administrativen Fesseln befreien und strategisch einsetzen möchten.
  • Ihre Attraktivität als moderner Arbeitgeber durch digitale Prozesse steigern wollen.


Welche konkreten Aufgaben übernehmen wir?

Als Ihre externe HR-Abteilung übernehmen wir die komplette Verantwortung für die erfolgreiche Transformation Ihrer Personalprozesse. Unser Vorgehen ist modular und wird exakt auf Ihre Unternehmensgröße und Branche zugeschnitten.Prozessanalyse & Konzeption:Aufnahme und Dokumentation aller bestehenden HR-Prozesse (As-Is-Analyse). Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen. Entwicklung des digitalen Zielprozesses (To-Be-Konzept).

  • Beratung und Auswahl der Softwarelösung: Consulting bei der Auswahl geeigneter HR-Software-Lösungen (z.B. für Recruiting, Talent-Management, Zeiterfassung). Begleitung der Implementierung und Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.
  • Digitalisierung von Kernprozessen: End-to-End-Digitalisierung von: Digitaler Personalakte, Onboarding/Offboarding, Reisekostenmanagement, Zeit- und Abwesenheitserfassung, Performance-Management.
  • Change Management & Schulung: Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Workshops für Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte. Begleitung der Umstellung zur Sicherstellung der Akzeptanz.
  • Optimierte Prozessgestaltung: Berücksichtigung regionaler Besonderheiten und rechtlicher Rahmenbedingungen (z.B. Tarifverträge, lokale Betriebsvereinbarungen)


Wie läuft die Zusammenarbeit mit GIANT-HR ab?

Unsere Zusammenarbeit ist in vier klare, transparente Phasen unterteilt, die eine schnelle und nachhaltige Digitalisierung gewährleisten:


  • Phase 1: Der HR-Check (Analyse): Persönliches Treffen mit Geschäftsführung und HR-Verantwortlichen, Detaillierte Aufnahme aller relevanten HR-Prozesse, Dokumentation der Schwachstellen und Erstellung eines individuellen Digitalisierungs-Fahrplans.
  • Phase 2: Konzeption und Tool-Auswahl: Entwicklung der optimierten, digitalen Prozesse, Empfehlung von passenden HR-Systemen (HRIS) für den Mittelstand, Gemeinsame Festlegung der Technologie und des Implementierungsplans.
  • Phase 3: Implementierung und Customizing: Einrichtung der Software und Datenmigration, Abbildung der neuen Prozesse in der Software, Testlauf der digitalisierten Prozesse mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern.
  • Phase 4: Roll-out und Übergabe: Umfassende Schulung Ihrer Mitarbeiter und des Managements, Start der neuen, digitalen HR-Prozesse, Nachbetreuung: GIANT-HR steht Ihnen auch nach dem Roll-out für Fragen und Feinjustierungen zur Verfügung. 


Unser Onepager zum Download


Umfassende FAQ-Sektion

Um Ihnen den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern, beantworten wir die häufigsten Fragen, die uns mittelständische Unternehmen stellen.


Was kostet die Digitalisierung der HR-Prozesse?

Die Kosten variieren stark je nach Unternehmensgröße, Komplexität der Prozesse und der gewählten Software. Nach unserer initialen Ist-Analyse erhalten Sie von uns eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse und ein transparentes Festpreisangebot für unsere Beratungsleistung. Die Erfahrung zeigt, dass sich die Investition in der Regel durch die eingesparte Arbeitszeit und die Reduzierung von Fehlern innerhalb von zwei Jahren amortisiert.


Wie lange dauert ein solches Digitalisierungsprojekt?
Für einen typischen mittelständischen Betrieb mit 50 bis 250 Mitarbeitern dauert die komplette Prozessgestaltung und Digitalisierung der Kernprozesse (von Analyse bis Go-Live) in der Regel zwischen 6 und 9 Monaten. Wir legen Wert auf Gründlichkeit und nachhaltige Lösungen statt auf überstürzte Projekte.


Müssen wir unsere gesamte IT-Infrastruktur umstellen?
Nein. Wir arbeiten lösungsorientiert und integrieren neue HR-Systeme (oft Cloud-basiert) nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft. Unser Fokus liegt auf der Schnittstellenkompatibilität zu Ihrer Lohnbuchhaltung und Ihren ERP-Systemen, um Medienbrüche zu vermeiden.




Welche Prozesse werden am häufigsten zuerst digitalisiert?
Die größten Effizienzgewinne erzielen wir typischerweise bei Prozessen mit hohem Volumen und hohem Papieraufwand. Dazu gehören: Digitale Personalakte, Onboarding/Offboarding und die Zeiterfassung/Abwesenheitsverwaltung. Diese bilden oft den idealen Startpunkt für die Digitalisierung.


Können wir die Prozesse später selbst anpassen?
Absolut. Ein Kernziel unserer Arbeit ist es, Ihre HR-Abteilung zu ermächtigen. Nach dem Roll-out sind Sie in der Lage, die konfigurierten Prozesse selbstständig zu warten und kleinere Anpassungen vorzunehmen. Für größere strategische Änderungen stehen wir Ihnen weiterhin als HR Business Partner zur Seite.


Wie garantieren Sie den Datenschutz (DSGVO)?
Datenschutz hat höchste Priorität. Wir wählen ausschließlich DSGVO-konforme Software-Lösungen (vorzugsweise mit Serverstandort in Deutschland) und gestalten die Prozesse so, dass der Zugriff auf sensible Personaldaten streng reglementiert und protokolliert wird. Die digitale Personalakte wird revisionssicher und datenschutzkonform aufgebaut.