Personalsachbearbeitung auslagern – Ihre externe HR-Administration

Professionelle Personalsachbearbeitung für KMU: Verträge, Zeugnisse, Akten, Compliance. Erfahren, flexibel und zuverlässig – Ihre externe Personaladministration.

Was ist Personalsachbearbeitung?


Personalsachbearbeitung umfasst alle administrativen Aufgaben rund um Ihre Mitarbeitenden, die täglich, wöchentlich oder monatlich anfallen. Es ist das operative Rückgrat Ihrer Personalarbeit – von der Erstellung von Arbeitsverträgen über die Pflege von Personalakten bis hin zur Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen.


GIANT-HR übernimmt diese zeitintensiven Aufgaben als externe Personalabteilung für mittelständische Unternehmen. Sie erhalten professionelle, rechtssichere und effiziente HR-Administration, ohne eigenes Personal einstellen zu müssen. Wir arbeiten als Ihr verlängerter Arm – flexibel, erfahren und zuverlässig.


Für wen eignet sich externe Personalsachbearbeitung?
Die Auslagerung der Personalsachbearbeitung ist besonders sinnvoll für Unternehmen, die sich in einer der folgenden Situationen befinden:

  • Keine eigene HR-Abteilung: Sie haben 10 bis 100 Mitarbeitende, aber keine dedizierte Personalabteilung. Die Geschäftsführung oder das Sekretariat übernimmt HR-Aufgaben nebenbei – ineffizient und fehleranfällig.
  • Überlastete Personalabteilung: Ihre kleine HR-Abteilung ist mit strategischen Projekten beschäftigt und hat keine Zeit für die tägliche Administration. Sie benötigen operative Entlastung.
  • Wachstumsphase: Ihr Unternehmen wächst schnell, die Mitarbeiterzahl steigt. Die administrativen Aufgaben explodieren, aber eine Vollzeitstelle lohnt sich noch nicht.
  • Vakanz oder Krankheit: Ihre Personalsachbearbeiterin ist ausgefallen oder hat gekündigt. Sie brauchen sofort eine Übergangslösung, um die Kontinuität zu gewährleisten.
  • Saisonale Schwankungen: Sie haben saisonale Spitzen (z.B. Weihnachtsgeschäft, Erntezeit) mit vielen befristeten Verträgen. Der administrative Aufwand schwankt stark.
  • Compliance-Unsicherheit: Sie sind unsicher, ob Ihre HR-Prozesse rechtssicher sind. Fehler bei Verträgen, Zeugnissen oder Meldungen können teuer werden.


Welche Aufgaben übernimmt die externe Personalsachbearbeitung?

GIANT-HR deckt das gesamte Spektrum der operativen Personaladministration ab. Unsere Leistungen sind modular und werden individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten:

  • Vertragsmanagement: Wir erstellen, prüfen und verwalten alle Arten von Arbeitsverträgen: unbefristete und befristete Verträge, Teilzeitverträge, Minijobs, Werkstudenten- und Praktikantenverträge. Dabei achten wir auf rechtssichere Formulierungen, aktuelle Gesetzgebung und Ihre unternehmensinternen Vorgaben. Änderungsverträge, Verlängerungen und Beendigungen werden professionell dokumentiert.
  • Personalaktenführung: Wir führen und pflegen Ihre Personalakten DSGVO-konform – digital oder in Papierform, je nach Ihren Präferenzen. Alle relevanten Dokumente werden strukturiert abgelegt: Bewerbungsunterlagen, Verträge, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Krankmeldungen, Abmahnungen und Austrittsdokumente. Sie haben jederzeit Zugriff auf vollständige, geordnete Akten.
  • Zeugniserstellung: Arbeitszeugnisse sind rechtlich heikel und zeitaufwendig. Wir erstellen qualifizierte Arbeitszeugnisse und Zwischenzeugnisse, die rechtssicher formuliert sind, den Erwartungen der Mitarbeitenden entsprechen und Ihr Unternehmen positiv repräsentieren. Wir kennen die Zeugnissprache und vermeiden typische Fehler.
  • Ein- und Austrittsprozesse: Der erste und der letzte Eindruck zählen. Wir koordinieren das Onboarding neuer Mitarbeitender: Vertragsversand, Willkommensmappe, Anmeldung bei Sozialversicherungen, Einrichtung von Zugängen und IT-Ausstattung. Beim Offboarding kümmern wir uns um Kündigungsbestätigungen, Zeugnisse, Rückgabe von Arbeitsmitteln, Abmeldungen und Austrittsgespräche.
  • Meldewesen und Behördenkommunikation: Wir übernehmen alle Meldungen an Krankenkassen, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften und Finanzämter. Dazu gehören Anmeldungen, Abmeldungen, Änderungsmeldungen, Unfallmeldungen und Bescheinigungen. Wir stellen sicher, dass alle Fristen eingehalten werden und keine Bußgelder oder Nachzahlungen entstehen.
  • Fehlzeitenmanagement: Wir erfassen und dokumentieren Urlaube, Krankheiten, Elternzeiten und Sonderurlaube. Sie erhalten transparente Übersichten über Fehlzeiten, Resturlaubsansprüche und Rückkehrtermine. Bei Langzeiterkrankungen koordinieren wir das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) und kommunizieren mit Krankenkassen.
  • Bescheinigungen und Bestätigungen: Mitarbeitende benötigen regelmäßig Bescheinigungen für Banken, Behörden oder Vermieter. Wir erstellen Arbeitgeberbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen, Elterngeldbescheinigungen und andere Dokumente schnell und korrekt.
  • Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten: Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Wir implementieren und betreuen Zeiterfassungssysteme, führen Arbeitszeitkonten, überwachen Überstunden und stellen die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicher.
  • Datenpflege in HR-Systemen: Wir pflegen Ihre HR-Software (z.B. Personio, DATEV, Lexware) und halten alle Stammdaten aktuell: Adressänderungen, Bankverbindungen, Steuerklassen, Familienstand, Qualifikationen. So haben Sie stets verlässliche Daten für Auswertungen und Entscheidungen.


Warum Personalsachbearbeitung auslagern statt intern erledigen?

Die Entscheidung zwischen interner und externer Personalsachbearbeitung hängt von mehreren Faktoren ab. In vielen Fällen bietet die Auslagerung entscheidende Vorteile:

  • Kosteneffizienz: Eine Vollzeit-Personalsachbearbeiterin kostet in Deutschland durchschnittlich 45.000 bis 75.000 Euro brutto pro Jahr, zuzüglich Arbeitgeberanteile, Urlaubsvertretung, Fortbildung und Arbeitsplatzkosten. Bei GIANT-HR zahlen Sie nur für die tatsächlich benötigte Leistung. 
  • Rechtssicherheit und Compliance: Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Datenschutz ändern sich ständig. Unsere Personalsachbearbeiter sind kontinuierlich geschult und auf dem neuesten Stand. Wir minimieren Haftungsrisiken durch fehlerhafte Verträge, verspätete Meldungen oder DSGVO-Verstöße. Sie profitieren von unserer Expertise, ohne selbst Fortbildungen organisieren zu müssen.
  • Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihr Personalbedarf schwankt? Kein Problem. Wir passen unsere Leistung flexibel an – von wenigen Stunden pro Woche bis hin zu mehreren Tagen. Bei Wachstum, Umstrukturierungen oder saisonalen Spitzen skalieren wir mit Ihnen mit, ohne dass Sie neue Mitarbeitende einstellen müssen.
  • Kontinuität und Vertretung: Urlaub, Krankheit, Kündigung – bei interner Personalsachbearbeitung drohen Engpässe. GIANT-HR garantiert lückenlose Betreuung. Wir arbeiten im Team, sodass immer ein Ansprechpartner verfügbar ist. Ihre HR-Prozesse laufen ohne Unterbrechung weiter.
  • Fokus auf Kerngeschäft: Ihre Geschäftsführung und Ihre Führungskräfte sollten sich auf Strategie, Vertrieb und Produktentwicklung konzentrieren – nicht auf Vertragsformulierungen und Krankmeldungen. Durch Auslagerung der Administration gewinnen Sie wertvolle Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
  • Professionelle Prozesse und Tools: Wir bringen erprobte Prozesse, Checklisten und digitale Tools mit. Sie profitieren von Best Practices aus hunderten Mandanten und müssen das Rad nicht neu erfinden. Ihre HR-Administration wird strukturierter, schneller und fehlerfreier.


Wie läuft die Zusammenarbeit mit GIANT-HR ab?

Die Einbindung einer externen Personalsachbearbeitung erfolgt strukturiert und transparent. Wir stellen sicher, dass Sie von Anfang an den größtmöglichen Nutzen aus der Zusammenarbeit ziehen.


  • Kostenlose Erstberatung und Bedarfsanalyse: Im ersten Schritt führen wir ein ausführliches Gespräch mit Ihrer Geschäftsleitung. Wir analysieren Ihre aktuelle HR-Situation, identifizieren Herausforderungen und definieren gemeinsam die Ziele der Zusammenarbeit. Welche Aufgaben sollen ausgelagert werden? Welche Systeme nutzen Sie bereits? Welche Prozesse laufen gut, welche nicht?
  • Individuelles Leistungspaket: Basierend auf der Analyse schnüren wir ein maßgeschneidertes Leistungspaket. Dieses definiert den Umfang der Betreuung, die Schwerpunkte der Arbeit, die Kommunikationswege und die Reaktionszeiten. Sie erhalten ein transparentes Angebot mit klarer Preisstruktur – keine versteckten Kosten.
  • Onboarding und Systemintegration: Ihr externer Personalsachbearbeiter lernt Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Prozesse kennen. Wir integrieren uns in Ihre bestehenden Systeme (HR-Software, E-Mail, Dokumentenablage) und richten sichere Kommunikationswege ein. Wir übernehmen vorhandene Personalakten und bringen Ordnung in Ihre Dokumentation.
  • Operative Umsetzung: Nun beginnt die eigentliche Arbeit: Wir bearbeiten Ihre HR-Aufgaben termingerecht, rechtssicher und professionell. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre Anfragen schnell beantwortet. Routineaufgaben laufen automatisch, bei wichtigen Entscheidungen holen wir Ihre Freigabe ein.
  • Regelmäßiges Reporting und Optimierung: Transparenz ist uns wichtig. Sie erhalten regelmäßige Updates über erledigte Aufgaben, anstehende Fristen und wichtige Entwicklungen. Wir analysieren gemeinsam, wo Prozesse optimiert werden können, und passen unsere Zusammenarbeit kontinuierlich an Ihre sich ändernden Bedürfnisse an.



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Häufig gestellte Fragen zur Personalsachbearbeitung


Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich externe Personalsachbearbeitung?
Externe Personalsachbearbeitung ist besonders für Unternehmen mit 10 bis 150 Mitarbeitenden geeignet. Ab etwa 10 Mitarbeitenden wird die HR-Administration so zeitintensiv, dass sie nicht mehr nebenbei erledigt werden kann. Ab 150 Mitarbeitenden lohnt sich oft eine interne Vollzeitstelle. Aber auch größere Unternehmen nutzen unseren Service zur Entlastung ihrer HR-Abteilung oder bei temporären Engpässen.


Wie viel Zeit investiert ein externer Personalsachbearbeiter in mein Unternehmen?
Das hängt von Ihrer Mitarbeiterzahl und der Komplexität Ihrer HR-Prozesse ab. Als Faustregel gilt: 1 bis 2 Stunden pro Mitarbeiter und Monat für die gesamte Personaladministration. Bei 30 Mitarbeitenden sind das etwa 30 bis 60 Stunden monatlich, also 1 bis 1,5 Tage pro Woche. Wir passen den Umfang flexibel an Ihre Situation an.


Wie wird die Vertraulichkeit sensibler Personaldaten gewährleistet?

Datenschutz hat bei GIANT-HR höchste Priorität. Wir arbeiten nach den strengen Vorgaben der DSGVO, unterzeichnen umfassende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und nutzen sichere, verschlüsselte Kommunikationswege. Unsere Mitarbeitenden sind auf das Datengeheimnis verpflichtet. Ihre Personaldaten sind bei uns in besten Händen.



Was unterscheidet GIANT-HR von anderen Anbietern?

GIANT-HR verbindet operative Exzellenz mit strategischem Verständnis. Wir sind keine reinen Abarbeiter, sondern denken mit. Wir erkennen Optimierungspotenziale, schlagen Verbesserungen vor und entwickeln Ihre HR-Prozesse kontinuierlich weiter. Zudem sind wir bundesweit präsent und können Sie vor Ort unterstützen.


Kann ich die Personalsachbearbeitung auch nur für bestimmte Aufgaben buchen?

Ja, absolut. Viele unserer Kunden nutzen unseren Service modular. Sie können beispielsweise nur die Zeugniserstellung, nur das Vertragsmanagement oder nur das Meldewesen auslagern. Wir passen uns Ihren Bedürfnissen an und ergänzen Ihre internen Kapazitäten genau dort, wo Sie Unterstützung benötigen.


Wie schnell kann ein externer Personalsachbearbeiter bei uns starten?

In der Regel können wir innerhalb von zwei Wochen nach der Erstberatung mit der Arbeit beginnen. In dringenden Fällen, etwa bei plötzlichen Ausfällen, ist auch ein schnellerer Start möglich. Wir haben ein erfahrenes Team, das kurzfristig einspringen kann.


Was passiert mit meinen Personalakten, wenn ich die Zusammenarbeit beende?

Ihre Personalakten gehören Ihnen. Bei Beendigung der Zusammenarbeit übergeben wir Ihnen alle Dokumente vollständig und geordnet – digital oder in Papierform. Wir löschen unsere Kopien gemäß DSGVO und dokumentieren die Löschung. Sie erhalten eine lückenlose Übergabe.